Dans le cadre de la réforme de l’Obamacare, tous les résidents américains (expatriés inclus) ont l’obligation d’être couverts par une assurance santé dite « ACA compliant », respectant les critères de la loi « Minimum Essential Coverage » (MEC). Les assurés, les employeurs et les compagnies d’assurances sont désormais soumis à des obligations de déclaration via différents formulaires. Décryptage du formulaire 1095 B qui permet d’attester que le salarié bénéficie d’une couverture minimale essentielle.

LA REFORME DE L’OBAMACARE

Les mandats individuel et employeur de la réforme Obamacare

• Le mandat individuel exige que la plupart des Américains aient une couverture minimale essentielle sous peine de pénalité.

• Le mandat de l’employeur exige des employeurs de 50 salariés ou plus (à temps plein ou équivalent) d’offrir une couverture minimale essentielle sous peine de pénalité.

Les deux volet de la réforme Obamacare :

1- Le volet social a pour objectif de :

• Garantir une couverture santé : les assureurs ont l’obligation d’accepter de couvrir toute personne, indépendamment de son état de santé ou de ses conditions de santé, avant la prise en charge.
• Garantir une tarification unique : les assureurs sont dans l’obligation de proposer, au sein d’un territoire unique, des contrats à prix identiques. Les critères comme l’état de santé, l’âge, le sexe ou d’autres facteurs ne peuvent être pris en compte.

2- Le volet fiscal de la réforme prévoit des pénalités financières en cas de non-respect des obligations énoncées ci-avant. L’identification des contrevenants est facilitée par l’obligation de déclaration des organismes assureurs.

L’OBLIGATION DE DECLARATION

Les assurés, les employeurs et les compagnies d’assurances sont désormais soumis à des obligations de déclaration via différents formulaires. Cette obligation déclarative a pour but de justifier auprès de l’IRS (Internal Revenue Service) qu’une couverture minimale essentielle est bien fournie aux salariés par leurs employeurs. Elle permet également aux assurés de prouver à l’IRS qu’il bénéficie d’une telle couverture afin d’éviter des pénalités.

– Formulaires 1094 (B et C) :

Le formulaire 1094-B est rempli et transmis avec le formulaire 1095-B par l’assureur qui fournit une couverture minimale essentielle à un individu. Si l’entreprise emploie moins de 50 salariés (à temps plein ou équivalent) au cours de l’année précédente, les formulaires adéquats sont les 1094-B et 1095-B.

Le formulaire 1094-C est rempli et transmis avec le formulaire 1095-C par l’employeur qui est membre de l’ALE (Applicable Large Employer). Un ALE est un employeur qui compte 50 salariés (à temps plein ou équivalent) au cours de l’année précédente.

– Formulaires 1095 (B et C) :

Ces formulaires de déclaration sont remplis directement par l’assureur qui fournit la couverture minimale essentielle. Ils déterminent si l’employé ou l’employeur doit payer une amende pour ne pas avoir respecté le mandat individuel et le mandat de l’employeur. Le formulaire 1095 est déposé par celui qui a fourni une couverture minimale essentielle à un salarié.

DESCRIPTION DU FORMULAIRE 1095-B

Ce formulaire indique les détails de la couverture minimale essentielle fournie par l’assureur au salarié et aux membres de sa famille. Il permet d’attester que l’employeur fournit une couverture minimale essentielle au salarié et ainsi d’éviter une pénalité financière pour le salarié.

Il est rempli et adressé par l’assureur à l’IRS et au salarié. Le salarié doit uniquement conserver le formulaire comme preuve qu’il a été assuré, il ne doit pas joindre ce formulaire à sa déclaration d’impôt. Néanmoins, il devra utiliser le formulaire 1095-B pour remplir les informations de sa déclaration de revenus.

Si le salarié ne bénéficie pas d’une couverture minimale essentielle exigée par l’Obamacare, une pénalité est appliquée pour chaque mois passé sans assurance conforme (ce qui couvre donc deux types de situation : l’absence pure et simple d’assurance et la couverture par une assurance non-conforme). Cette pénalité est différente en fonction des revenus. Elle est égale au montant le plus important des deux méthodes de calcul suivantes :

• -2,5 % du revenu annuel taxable,

ou

• -695 $ par adulte et 347,5 $ par enfant, avec un maximum de 2 095 $ par an et par foyer.

La composition du formulaire

Le formulaire est divisé en 4 parties et recueille des informations sur l’assuré et ses ayants droit bénéficiant de la couverture « MEC ». Le formulaire comporte notamment le nom, l’adresse, le numéro de Sécurité sociale (les quatre derniers chiffres uniquement) et la date de naissance (si le numéro de Sécurité sociale n’est pas disponible).

Comment remplir le formulaire en l’absence de numéro de Sécurité sociale ?

Le site officiel de l’IRS prévoit que dans l’hypothèse où l’on ne dispose pas d’un numéro de Sécurité sociale (SSN) ou d’un autre numéro d’identification fiscale (TIN), il n’est pas nécessaire de contacter l’IRS mais plutôt d’en informer son assureur pour lui fournir la date de naissance de chaque personne.

Qui est considéré comme résident fiscal aux Etats-Unis ?

Un résident fiscal aux Etats-Unis est soit un citoyen américain ou un résident permanent ou un étranger détenteur de la carte verte (« green card ») (1), soit un étranger remplissant les critères du test de présence (2).

1. Les citoyens et résidents permanents américains

Pour la détermination de la résidence fiscale, les citoyens américains ainsi que les résidents permanents ou détenteurs de la carte verte, sont considérés comme résidents au regard de l’impôt fédéral, peu importe leur pays de résidence. Un citoyen américain résidant en France sera donc tenu de déclarer ses revenus mondiaux. De même, un Français détenteur d’une carte verte est considéré comme résident fiscal américain tant qu’il détient cette carte, et ce même s’il décide de quitter les États-Unis. Cette catégorie ne tient donc pas compte de l’emplacement géographique des assurés.

2. Les étrangers remplissant les critères du test de présence

Principe

Les étrangers légalement présents aux États-Unis ou détenteurs d’un visa sont fiscalement résidents si les critères du test de présence (« substantial presence test ») sont remplis.

Pour remplir les critères, vous devez être physiquement présent aux Etats-Unis au moins :
→ 31 jours de l’année en cours,
→ Et, 183 jours sur les trois dernières années (en comptant l’année en cours). Pour calculer ces 183 jours, il est procédé comme suit :
– 100 % des jours de l’année en cours (N) sont pris en compte ;
– 1/3 des jours de présence de l’année N-1 ;
– 1/6 des jours de présence de l’année N-2.

Exceptions

a. Les cas spéciaux
Les jours passés sous les statuts suivants ne sont pas pris en compte dans le calcul des 183 jours :

– Les membres du corps diplomatique ou les personnes employées par des gouvernements étrangers ;
– Les enseignants et les stagiaires avec des visas J ou Q ;
– Les étudiants, avec des visas J, F, M ou Q ;
– Les athlètes professionnels temporairement aux États-Unis pour participer à une compétition.

b. Les liens forts avec d’autres pays
Les étrangers qui ont passé moins de 183 jours aux États-Unis pendant l’année en cours, qui peuvent démontrer que leur foyer est dans un pays étranger et qu’ils ont des liens économiques et sociaux plus « forts » avec ce pays étranger qu’avec les États-Unis.

Dans le cadre de cette analyse, l’IRS prend en compte les éléments suivants :
– Le pays de résidence de la famille ou du foyer de l’individu ;
– Le pays de résidence indiqué sur les documents administratifs de l’individu ;
– Le lieu de résidence permanente de l’individu ;
– L’étendue de l’activité professionnelle dans l’un et l’autre pays ;
– L’étendue du patrimoine de l’individu dans l’un et l’autre pays ;
– Les affiliations culturelles, religieuses et lieu de vote.

Un assureur est-il dans l’obligation d’émettre la certification 1095-B dans le cadre d’une couverture médicale souscrite en dehors des Etats-Unis ?

L’obligation de fournir la certification 1095-B s’applique uniquement pour les couvertures médicales souscrites au sein des États-Unis dès lors que l’assuré est obligé d’être couvert.

L’indication de l’ « Employeur Identification Number » (EIN) sur le certificat 1095-B est-elle obligatoire ?

L’indication de l’EIN est en effet obligatoire sur le certificat 1095-B pour les sociétés qui ont l’obligation de le fournir à l’IRS. Il est possible de l’obtenir, notamment, par l’intermédiaire de la SEC (Securities and Exchange Commission, équivalent de l’autorité des marchés financiers en France) pour les sociétés cotées.

Points particuliers dans certains Etats

L’indication de l’EIN est en effet obligatoire sur le certificat 1095-B pour les sociétés qui ont l’obligation de le fournir à l’IRS. Il est possible de l’obtenir, notamment, par l’intermédiaire de la SEC (Securities and Exchange Commission, équivalent de l’autorité des marchés financiers en France) pour les sociétés cotées.